1/ Lập yêu cầu mua hàng
Tạo từ động từ giao dịch bán SOĐối với gần như Doanh nghiệp dịch vụ thương mại chuyên sale theo hướng mua sắm và chọn lựa về cung cấp lại thì yêu thương cầu tải hàng hoàn toàn có thể được tạo auto từ deals bán SO.
Bạn đang xem: Quy trình mua hàng và thanh toán
Trên screen yêu cầu mua sắm và chọn lựa ở trường phù hợp này có thể chấp nhận được user chọn số SO và load toàn bộ những tin tức các mặt hàng trong SO như: mã hàng, số lượng, ngày cần …. User check chọn rất nhiều line mặt hàng cần tải và bửa sung bộ phận yêu mong để tạo tự động ra yêu thương cầu mua hàng và chuyển cho cấp trên bao gồm thẩm quyền ký duyệt.
Tạo tự động từ MRPĐối với hồ hết Doanh nghiệp sản xuất cần phải mua con số lớn vật liệu hoặc đã bài bản sản xuất, có đo lường và thống kê nhu cầu vật liệu trước thì yêu thương cầu mua hàng có thể tạo tự động hóa từ MRP
Nhân viên lập yêu thương cầu mua hàng xem tài liệu từ MRP để hiểu rằng sẽ sở hữu những món đồ nào, con số cần cài đặt là bao nhiêu sau đó bổ sung cập nhật thêm một vài dữ liệu như : phần tử yêu cầu, bộ phận nhận yêu cầu sở hữu hàng, ngày đề nghị hàng … để tạo yêu cầu mua sắm và chọn lựa và chuyển cho cấp cho trên bao gồm thẩm quyền cam kết duyệt.
Tạo bắt đầu YCMH:Đối với trường vừa lòng Doanh nghiệp có nhu cầu mua phần đa sản phẩm, thương mại & dịch vụ với mục tiêu khác.
Khi tạo new một YCMH bắt buộc phải nhập tương đối đầy đủ các tin tức ngày tạo, thành phần yêu cầu, loại tiền, loại vật tư ( sản phẩm, dịch vụ), mã đồ tư, đơn vị chức năng tính, số lượng mua , ngày cần… gồm thể bổ sung cập nhật thêm một số trong những thông tin, ghi chú không giống như tại sao mua, giá chỉ đề xuất, công ty cung cấp… để tạo nên yêu cầu download hàng hoàn chỉnh và đưa cho cấp trên tất cả thẩm quyền ký kết duyệt.
Cấp chăm bẵm trên hệ thống: tính năng duyệt trên hệ thống có cung ứng duyệt linh động trên phần mềm hoặc smartphone và được hỗ trợ theo 2 cấp duyệt tùy thuộc vào user thiết lập trong phân hệ cài đặt hàngDuyệt theo cấp cho chức vụ : User khai báo động so với YCMH thì các chức vụ nào sẽ tiến hành phép duyệt
Duyệt theo cực hiếm : User khai thông báo ứng cùng với mỗi giá trị thì sẽ có được mỗi cấp cho chức vụ duyệt. Nếu giá trị thấp thì nhân viên rất có thể tự thông qua hoặc giá trị cao sẽ đưa duyệt mang lại trưởng phòng, ban giám đốc, cung cấp trên. Cấp cho duyệt này thường được áp dụng theo trường hợp thứ 2 trên các bước : nhân viên lập yêu cầu mua sắm chọn lựa => lập PO do trong trường đúng theo này nhân viên cấp dưới lập yêu cầu mua hàng có khá đầy đủ thông tin giá, số lượng sản phẩm từ đó nhân viên hoàn toàn có thể biết được tổng mức vốn YCMH ứng với cung cấp duyệt đã được phân quyền
2/ Thư hỏi giá
Từ YCMH đã được duyệt khối hệ thống sẽ tạo tự động hóa thư hỏi giá, user bổ sung cập nhật thêm những thông tin khía cạnh hàng, thương hiệu và điều kiện nhà cung cấp như : chất lượng, bao bì, cách tiến hành thanh toán, địa điểm, thời hạn giao hàng… … để chế tác thư hỏi giá hoàn chỉnh và chuyển cho cấp trên có thẩm quyền ký duyệt.
Hệ thống gồm tích hợp tính năng gửi mail hỗ trợ cho vấn đề gửi thư hỏi giá đồng loạt cho nhiều nhà hỗ trợ trong một lần tạo thành
3/ Nhận báo giá
Sau khi dìm báo giá của những nhà cung cấp, phòng mua sắm chọn thư hỏi giá đã tạo cho các nhà cung ứng đó và tạo auto thành báo giá, bổ sung cập nhật thêm mọi thông tin sản phẩm như: giá, thuế và chuyển đổi điều khiếu nại nhà hỗ trợ đó (nếu có) .
So sánh reviews nhà cung cấp4/ Đơn đặt hàng PO
Tạo auto từ báo giá (trường đúng theo 1)Từ những báo giá vừa nhập trên hệ thống, chống kế hoạch, phòng mua sắm sẽ đánh giá, sàng lọc nhà cung cấp cân xứng để tiến hành lập PO. Đơn mua hàng PO sẽ được tạo từ đụng từ báo giá. Nhân viên cấp dưới lập PO kiểm tra đơn hàng vừa được tạo auto đã có không thiếu thốn những tin tức bắt buộc như số lượng, giá , thuế, ngày cần, ngày hẹn và một trong những những điều kiện nhà cung cấp. Giả dụ đầy đủ, nhân viên cấp dưới chuyển PO cho cấp trên tất cả thẩm quyền duyệt.
Tạo auto từ yêu cầu mua sắm và chọn lựa (trường đúng theo 2)Trường hợp mua sắm chọn lựa từ mọi nhà hỗ trợ mà Doanh nghiệp đã từng giao dịch, đã gồm hợp đồng giá, bảng báo giá mua thì quy trình mua hàng hôm nay có thể đi từ chế tác yêu cầu mua sắm và chọn lựa đến tạo nên PO.
Trên screen tạo PO sinh sống trường hòa hợp này cho phép user chọn số YCMH với load tất cả những tin tức các sản phẩm trong YCMH như: mã hàng, số lượng, ngày cần, tên nhân viên cấp dưới tạo yêu cầu …. User kiểm tra chọn các line món đồ cần download và nhập các thông tin như: phương thức mua sắm và chọn lựa ( vào nước, nhập khẩu ), mã nhà cung cấp , bên sản xuất, các loại tiền, tỷ giá, phương thức giao dịch thanh toán để tạo tự động hóa ra PO. User vào PO để bổ sung giá, thuế, ngày cần, một số trong những điều kiện về phương diện hàng, nhà cung ứng và đưa cho cung cấp trên bao gồm thẩm quyền duyệt.
5/ thừa nhận hàng
User vào màn hình hiển thị Nhận hàng download lọc các đơn hàng mua bằng phương pháp nhập tin tức Loại tiền, nhà cung cấp, số PO nhằm tìm vào giao dịch đã đặt tải tương ứng đơn hàng về.
Nhập bổ sung các thông tin trên phiếu nhấn hàng: nhiều loại nghiệp vụ mua sắm (hệ thống nhờ vào loại nghiệp vụ tại đây để hạch toán tự động hóa cho nghiệp vụ nhập kho sản phẩm mua), diễn giải, đội kho dìm hàng, kho dìm hàng, bệnh từ tham chiếu
Đối với trường hợp dấn hàng bao gồm hóa đơn, user cần nhập khá đầy đủ thông tin số hóa đơn, ngày hóa đơn, cam kết hiệu mẫu hóa đối chọi để hệ thống tự động cập nhật những thông tin này qua screen công nợ ở phân hệ kế toán. Nếu như user ko nhập đủ những thông tin này, hệ thống không update qua màn hình hiển thị công nợ, lúc ấy kế toán từ bỏ nhập tay lại các thông tin này.
Sau lúc nhập không hề thiếu thông tin, user chọn Lô để sinh lô lần lượt mang đến từng line bên trên phiếu nhận hàng, tự nhập số lô hoặc hệ thống cung ứng sinh lô auto tùy cách làm chủ của từng doanh nghiệp. ở đầu cuối user lưu triệu chứng từ và dứt chứng từ, bây giờ phiếu nhấn hàng đưa sang tình trạng complete
Theo phương pháp của khối hệ thống ở nhiệm vụ này, hàng nhận về sẽ được đẩy về kho hóng kiểm tra quality hoặc đối với những công ty lớn không nên đến thành phần kiểm tra chất lượng thì kho nhấn hàng được xem như kho ảo để hệ thống có thể hiểu và thống trị được những mặt hàng, con số mặt hàng đã nhận và cung cấp cho việc so sánh số liệu với bên kế toán.
6/ cai quản chất lượng
Sau khi dìm hàng, mặt kho đang lập phiếu báo lấy mẫu mã được tạo tự động hóa từ bệnh từ dấn hàng và chuyển qua bộ phận kiểm tra unique để kiểm nghiệm hàng. Trường hợp QA chăm chú hàng sẽ tiến hành nhập kho, còn nếu như không doanh nghiệp triển khai trả mặt hàng ( việc trả mặt hàng thực hiện bên ngoài hệ thống )
Các trường hợp trả hàng:Trả hàng ngay khi vừa nhận : nhân viên cấp dưới kho được giao trách nhiệm nhận hàng có thể đánh giá chỉ cảm tính được sản phẩm không đạt chất lượng, sai với yêu ước doanh nghiệp hoặc sản phẩm cũ, vỏ hộp không đúng cách, … hóa học lượng, con số hàng không nên với thỏa thuận của 2 bên trên hợp đồng thì thành phần kho triển khai trả hàng.
Trả hàng sau khi nhận: Theo đúng quá trình và nguyên tắc của hệ thống, hàng sau khi nhận được đẩy về kho ảo cùng chờ phần tử kiểm tra unique xuống duyệt. Trường hợp QA ko duyệt, bộ phận kho thực hiện trả mặt hàng
Trả hàng sau khoản thời gian nhập kho: trường hợp đối với một số hàng hóa đã qua xử lý các loại hóa chất dẫn mang lại tình trạng sau khi nhập kho được một thời hạn mới vạc hiện hàng bị xuống cấp, kém chất lượng, doanh nghiệp lớn báo cho mặt nhà hỗ trợ và triển khai trả hàng.
7/ Nhập kho hàng mua
Theo nguyên tắc, lúc tạo tự động hóa một hội chứng từ mới sẽ kế thừa tài liệu từ chứng từ của nhiệm vụ trước. Mặc dù nhiên, dữ liệu chứng tự ở bộ phận kho khi nhập sẽ không còn kế vượt được tin tức giá, thuế ( thuế VAT, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt ) sống PO đẩy qua mà lại chỉ đẩy qua bên bộ phận tài chủ yếu kế toán nhằm quản lý, đối chiếu, thanh toán. Để bảo đảm nguyên tắc này thì quy trình của hệ thống ở nhiệm vụ nhập kho sẽ đi qua 2 bước Nhập kho PO => Nhập kho PO – Kế toán.
Xem thêm: Diễm Hương ‘Tình Yêu Và Tham Vọng&Apos; Tiết Lộ Hôn Nhân Với Ông Xã Hơn 9 Tuổi
Sau khi xong xuôi phiếu dìm hàng, bộ phận quản lý Kho nhập khẩu vào kho.
Nhập kho POUser vào màn hình Nhập kho hàng thiết lập lọc thông tin Nhà cung cấp, số hóa đối chọi (chứng trường đoản cú tham chiếu ở màn hình nhận hàng) tìm kiếm thông tin đã nhận hàng. Bổ sung cập nhật thông tin diễn giải triệu chứng từ với kiểm tra những thông tin mã hàng, số lượng, đơn vị chức năng tính, số PO tham chiếu …Sau lúc nhập với kiểm tra tương đối đầy đủ các thông tin, lưu triệu chứng từ tuy vậy chứng tự nhập kho lúc này chỉ ở tình trạng Incomplete. Để kết thúc chứng từ này phải thực hiện thêm bước Nhập kho PO – Kế toán
Nhập kho PO – Kế toánKế toán kho vào màn hình Nhập kho hàng thiết lập nhưng bên Phân hệ kế toán phải trả (AP), vào xem list chứng từ bỏ và lựa chọn phiếu nhập kho vừa tạo. Màn hình hiển thị nhập kho lúc này sẽ xuất hiện thông tin giá, thuế. Kế toán kiểm soát tiền hàng, chi phí thuế đồng thời bổ sung những lại những tin tức bên kho đã nhập thiếu cùng bấm ngừng chứng từ. Tại bước này hệ thống tự động hạch toán cây viết toán nhập kho và update số liệu vào sổ dòng và lên những báo cáo.
8/ Hóa solo GTGT
Nhà cung ứng gửi hóa solo GTGT cho khách hàng để hoàn tất thủ tục mua sắm giữa nhị bên.
Kế toán công nợ phải trả triển khai kiểm tra, đối chiếu lại thân hóa 1-1 GTGT mà nhà hỗ trợ gửi với các phiếu nhập kho sản phẩm & hàng hóa trên hệ thống. Các thông tin bao gồm cần kiểm soát: số hóa đơn, ngày, số seri, phương diện hàng, tên, số lượng, đối chọi giá, thành tiền, xác suất thuế,…Sau khi vẫn kiểm tra đối chiếu hóa 1-1 GTGT trong phòng cung cấp với phiếu nhập kho Kế toán buộc phải trả tiến hành xác thực công nợ.
9/ xác thực công nợ buộc phải trả theo hóa đơn
Kế toán bắt buộc trả vào màn hình Công nợ hóa 1-1 load bệnh từ đã làm được đẩy tự động hóa từ phân hệ mua sắm và chọn lựa sang; đánh giá lại các thông tin tải hàng, đồng thời bình chọn hạch toán kế toán của bệnh từ. Khi những thông tin rất nhiều đã đúng và đồng ý được thì tiến hành xác thực công nợ, tình trạng bệnh từ gửi sang complete.
Màn hình load hóa đơn
Màn hình xác nhận công nợ
Màn hình xác nhận công nợ
Màn hình xem định khoản
Theo dõi công nợ phải trả bên trên báo cáo
Sau lúc kế toán phải trả tiến hành Complete chứng từ thì những dữ liệu được hạch toán vào tổng vừa lòng và đưa lên các báo cáo tự động. User theo dõi công nợ phải trả trên các báo cáo như: Tổng hợp công nợ phải trả, chi tiết công nợ buộc phải trả…
Báo cáo tổng hợp nợ công phải trả
Báo cáo cụ thể công nợ yêu cầu trả
Màn hình xem nợ công phải trả theo tuổi nợ
10/ các bước thanh toán
Thanh toán bởi chuyển khoảnKiểm tra công nợSau khi nhà cung ứng gửi Đề nghị giao dịch thanh toán tới Công ty, yêu cầu giao dịch công nợ mua sắm và chọn lựa và hỗ trợ dịch vụ, kế toán công nợ phải trả tiến hành kiểm tra công nợ của nhà cung cấp cho này theo như Đề nghị thanh toán đã gửi. Dữ liệu kiểm tra bên trên các báo cáo Tổng hợp công nợ và chi tiết công nợ.
Nếu những thông tin Đề nghị giao dịch thanh toán không đúng hoặc ko được đồng ý thì thực hiện trả lại Đề nghị giao dịch này mang lại nhà cung cấp.
Nếu những thông tin Đề nghị thanh toán đã đúng đúng chuẩn hoặc được chấp nhận thì thực hiện lập đề nghị giao dịch ở trên khối hệ thống SS4U.ERP EXPRESS.
Lập Đề nghị thanh toánKế toán buộc phải trả thực hiện nhập liệu triệu chứng từ Đề nghị thanh toán trên hệ thống, ghi nhận những thông tin giao dịch như: số tiền, số hóa đối kháng chứng từ (nếu có),…
Hệ thống cung ứng lấy công nợ ở trong phòng cung cấp cụ thể theo từng hóa đơn, bệnh từ đã xác thực công nợ. Trường hợp hóa đơn, chứng từ như thế nào chỉ thanh toán 1 phần thì lần thanh toán tiếp theo chỉ hiện số tiền sót lại phải thanh toán.
Sau khi vẫn nhập liệu những thông tin yêu cầu thanh toán trong phòng cung cung cấp và khám nghiệm chặt chẽ, kế toán yêu cầu trả thực hiện save chứng từ Đề nghị thanh toán giao dịch này ở chứng trạng Incomplete nhằm in bệnh từ trình cam kết cho kế toán trưởng, Ban Giám đốc
Lập Ủy Nhiệm ChiKế toán bank nhận được Đề nghị thanh toán đã được Ban Tổng Giám Đốc ký duyệt từ bỏ Kế toán công nợ phải trả sẽ thực hiện Lập Ủy Nhiệm đưa ra tiền trên hệ thống
Kế toán bank lập hội chứng từ ở triệu chứng Incomplete để trình ký kết Ban Tổng Giám Đốc.
Hệ thống SS4U.ERP có tùy chỉnh nhiều chủng loại Ủy nhiệm chi theo nhiều ngân hàng phù hợp cho toàn bộ các doanh nghiệp.
Màn hình lập Ủy nhiệm chi
Mẫu Ủy nhiệm bỏ ra của bank VietinBank
Hoàn thành Ủy Nhiệm ChiKế toán ngân hàng sau khoản thời gian nhận được những chứng từ Ủy Nhiệm chi đã được kế toán tài chính trưởng cùng Tổng Giám Đốc/ người được ủy quyền cam kết duyệt vẫn vào khối hệ thống kiểm tra thông tin và thay đổi tình trạng bệnh từ thành Complete để xong Ủy nhiệm chi
Lúc này khối hệ thống vẫn chưa hạch toán kế toán tài chính cho nghiệp vụ phát sinh này. Vì thực ra tiền trong ngân hàng vẫn không giảm.
Thanh toán hóa đơnSau lúc doanh nghiệp chi tiền cho bank và nhận được giấy Báo Nợ từ bank gửi mang lại thì kế toán tài chính ngân hàng tiến hành hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống.
Kế toán ngân hàng tiến hành load những Ủy Nhiệm bỏ ra đã được ngân hàng thực hiện lệnh chi và nhận ra giấy Báo nợ từ ngân hàng trên màn hình hiển thị Thanh toán hóa đối chọi và triển khai hạch toán kế toán tài chính mà không phải mất thời hạn làm lại. Sau khoản thời gian đã kiểm tra các thông tin chính xác Kế toán ngân hàng sẽ vào hệ thống và thay đổi tình trạng chứng từ thành Complete để xong xuôi nghiệp vụ với đẩy dữ liệu lên báo cáo. Lúc này công nợ bắt buộc trả giảm và tiền trong bank giảm.
Ngoài vẻ ngoài thanh toán bằng chuyển khoản, khối hệ thống SS4U.ERP cung ứng các bề ngoài thanh toán không giống như: chi phí mặt, vay tín dụng thanh toán để thanh toán, cấn trừ công nợ. Quy trình thanh toán giao dịch ở các hiệ tượng này tương đối như nhau, đối với hình thức thanh toán bởi tiền phương diện thì cha sung bước lập phiếu chi, hình thức vay tín dụng thanh toán thì nhập bổ sung cập nhật số tài khoản tiền vay sau khi chấm dứt thủ tục để hoạch toán kế toán.
Công gắng quản trị tuyệt vời BI (Business Intelligent)
Bên cạnh những report tài chính dùng làm kiểm tra, theo dõi, đối chiếu số liệu trên ERP, SS4U còn hỗ trợ công gắng BI giúp các các doanh nghiệp bao gồm cái nhìn tổng thể về toàn bộ các vận động kinh doanh tự đó có thể nâng cao hiệu trái trong bài toán ra quyết định, hoạch định chiến lược đem về nhiều giá trị cho khách hàng cũng như tạo nên lợi thế tuyên chiến đối đầu và cạnh tranh trên thị trường sản xuất, khiếp doanh